LA HERRAMIENTA

El desarrollo del SAS-Sistema de Administración de Socios y Servicios utilizando la suite “visual” de Microsoft permite mediante el uso de bibliotecas propietarias y otras desarrolladas en nuestra consultora contar con facilidades que hacen al entorno de trabajo amigable y seguro, procediendo con el empleo de la filosofia de base de datos a un manejo estructurado y auto controlado de la información.
Los menús, los formularios y sus páginas, las opciones de teclas rápidas y los iconos, responden a un mismo estándar empleando idénticos elementos que las herramientas de Microsoft por lo que cualquier persona hábil en el uso de una plataforma Microsoft Windows/Office puede emplear el sistema sin ningún tipo de adiestramiento particular en este aspecto.
La división de tareas y la seguridad están aseguradas. Cada usuario es identificado y para cada uno de ellos es posible limitar su acceso a las diferentes opciones del sistema o limitar las acciones que puede realizar en cada opción. Complementariamente, se guarda un registro de las operaciones que cada usuario realiza con la finalidad de permitir una posterior auditoria. De esta forma la asignacion de areas de responsabilidad y acceso a la información está delimitada y controlada. En el caso de pequeñas instituciones esta división de tareas es soslayada y un unico usuario puede realizar la totalidad de las tareas. Todo esto es a través las tablas de parámetros del sistema.
Un manual en linea sensible al contexto conforma una ayuda en tiempo real del empleo del SAS - Sistema de Administración de Socios y Servicios - , manual que puede ser impreso. Además se cuenta con soporte en línea post-instalación y asesoramiento al usuario, por medio de correo electrónico y dialogo via Messenger.

CONTENIDO

El SAS tiene una configuracion básica que permiten la operacion minima imprescindible de un sistema de gestion y otros que pueden ser incorporados según las particularidades de la Institución deportiva a la que sirve. En este último caso grupo se enrolan - entre otros - los modulos Naútica, Estadio, Control de Acceso, Cobradores, Delegaciones (otras sedes) y Mutuales y las opciones especiales de Pileta, Taquillas (vestuarios), Cajas Auxiliares y Alquiler de Salones.
Se trata de una herramienta de gestión que – configurada adecuadamente – puede cumplir integral e integradamente con las funciones de administracion en una organización socialy deportiva, pudiendose ampliar para admitir tareas especificas o especiales. Brinda ademas información contable agrupada por origen de los recursos y centros de costo y facilita la confeccion de minutas contables - en la forma de asientos predefinidos – con la posibilidad de exportacion a sistemas estandares de contabilidad.
En su configuración básica se incluyen todas las opciones de parametrización, seguridad y el manejo de los usuarios, además de las herramientas necesarias para asegurar los resguardos, el mantenimiento y el control de integridad de la base de datos.
Para facilitar la cobranza de las deudas de los asociados, se preven amplias formas de facturación, entre las que se destacan tarjetas de créditos, instituciones (descuentos por boleta de sueldos a grupos de pertenencia), mostrador (efectivo / cheque en la/s sede/s), pago Los módulos básicos de administración de socios y servicios son los siguientes y en resumen cada uno de ellos permiten:

Socios:

- Los legajos, historias clinicas, carnets, grupos familiares, histórico de bajas y suspensiones, con acceso rápido a los servicios que utiliza, su cuenta corriente y las diferentes formas de pago por las que cada socio opta.
- Foto digitalizadas del socio
- Las formas de pago elegidas y sus parámetros
- Servicios de venta de temporadas de pileta con carnet de acceso y de aptitud medica.
- Servicios de alquiler de salones de fiesta o reunión y administración de la agenda
- Tarifas de los servicios

Servicios:

Los servicios – individuales o por equipo – que se le brindan al socio, formas de pago y períodos de liquidación
- Cumplimiento de condiciones obligatorias para utilizacion del servicio
• Revisación medica
• Seguro
• Inscripción en federación, etc.
- Servicios por tipo
• Cuota social y cuota aguinaldo
• Servicios deportivos individuales (karate, esgrima, gimnasia, etc.)
• Servicios deportivos por equipo (futbol, rugby, hockey,etc.)
• Servicios especiales (tenis: reserva de cancha, torneos, ranking interno y taquillas: asignacion, vestuarios)
• Conformación de divisiones por edad o clase
• Servicios generales (taquillas, vestuarios, amarras, varadero, etc.)
• Reserva de cancha y programas de torneos
• Otros servicios (renovacion de carnets, estacionamiento,etc.)
- Servicios Especiales – alquiler de salones de fiesta, reuniones, salón comedoretc.
• Tarifas de los servicios adicionales (alquiler de sillas, catering, Sadaic, Adicapif,etc.)
• Taquillas y su disposicion en los vestuarios.

Cobranzas:

- Generacion de cargos – mensualmente prepara en un solo proceso - los cargos por servicios continuos o de única vez, actualizando a cuenta corriente del socio
- Emisión de recibos para pago por caja, por cobradores o por terceras entidades (tarjetas, bancos, etc.)
- Generación de archivos digitalizados para exportar las cobranzas por métodos indirectos – débitos automáticos, salarios, bancos, etc.
- Movimientos de cuenta corriente para cargos o créditos por única vez
- Plane de pago confeccionados para deudores morosos.
- Recepción, control y liquidación de comisiones de la cobranza realizada por cobradores

Caja:

- Ingreso de pago de recibos por cargos a socios
- Ingreso de pago de recibos de cobradores
- Ingreso de pago de pagos a proveedores
- Caja principal y cajas auxiliares
- Venta diaria de servicios (servicios por portería con emisión de tickets para el socio)
- Movimientos de caja – debitos o creditos directos, depositos y extracciones bancarias, pagos de servicios a terceros, etc. – con
imputación del gasto a las cuentas y centros de costos definidos
- Depósitos, extracciones y conciliaciones bancarias de las cuentas propias

Contabilidad:

- Definición minutas contables – asientos predefinidos – y rendiciones de gastos
- Generación de minutas contables y rendiciones de gastos
- Exportación a sistemas de contabilidad

Herramientas:

- En este menú se reúnen las opciones necesarias para un adecuado uso del sistema.
- Cambio de contrasena del usuario actual
- Usuarios: niveles y permisos otorgados
- Resguardo, recuperación, mantenimiento y control de integridad
de la base de datos
- Preferencias: asignación de parametros generales, definición de teclas de función, perfil de la Institución, etc.
- Tablas: manejo de las tablas que permiten la operación del sistema y que dependen del módulo instalado
Llos módulos adicionales que se pueden adquirir con el sistema y que generalmente necesitan específica adecuación y/o programación son los siguientes y globalmente permiten:

Náutica:

- Barcos, sus propietarios y personas autorizadas a trabajar en ellos, amarras, uso de facilidades náuticas, cargos por servicios, roles de embarco y historico de movimientos.
- Foto digital de la embarcacion
- Solicitudes de amarra
- Roles de zarpada y aviso – alarma – de barco no ingresado a puerto en tiempo y forma
- Cargos por servicios especiales
- Mapa del puerto con ubicación de amarras y camas de varadero o boxes
- Turnos de varadero

Acceso:

Este módulo puede ser conectado a dispositivos de control rápido de acceso tales como molinetes, barreras, etc. debiendose adecuar en cada caso al tipo y características del software que maneja esos dispositivos. Su funcionamiento adquiere mayor eficiencia si la fotografía del socio está archivada. Requiere la conexión de la o las porterias en tiempo real.

Permite:

- Control de acceso en puertas de entrada.
- Reconocimiento en porteria de la propiedad del carnet que se presenta
- Emision de carnets
- Control de endeudamiento – cuotas al dia, servicios pagos, autorizaciones transitorias de acceso, etc. – que limiten el acceso a las instalaciones
- Mensajes al socio al acceder al club (comunicaciones, información de objetos extraviados, etc.)
- Estadísticas de uso de los accesos
- Control de entrada / salida o entrada únicamente
- Utilización de carnéts con empleo de código de barra, barra magnética o lectores de proximidad.
- Empleo para el acceso a sectores del club como por ejemplo la pileta, el gimnasio, el estacionamiento, etc.

Delegaciones:

Su finalidad es el manejo de instalaciones que funcionen autónomamente y que la información que producen se resume en la administración central, permitiendo la rendicion de gastos y el traslado de la información por soporte magnético o mediante el empleo de Internet como una red privada virtual (VPN) o bien del procesamiento descentralizado consolidando la informacion periodicamente.
Este módulo es de importancia cuando se cuentan con sedes o subsedes no integradas.

Pileta:

- Servicios de pileta – en forma autónoma en una instalación no conectada al servidor de la administración central o directamente desde un puesto de trabajo
- Emisión de los recibos / carnet para facilitar el acceso a la pileta, carnet que puede contener el resultado de las revisaciones médicas.
- Utilizacion del modulo de Control de Acceso
- Emisión de reportes de resultados de la temporada

Estadio:

- Ubicaciones, sus reservas y renovaciones y histórico de ubicación
- Solicitudes de ubicaciones
- Ventas de abonos a plateas en una o varias cuotas
- Reservas hasta determinada fecha
- Emisión de tickets por partido de plateas libres
- Disponibilidad – libre, vendida, reservada, en reparación, cortesia
- Plano de ubicación
- Renovación automática por campeonato
- Utilizacion del modulo de Control de Acceso en la entrada general y/o en los sectores de plateas

Compras:

- Proveedores, rubros y legajos
- Compras o acreencias y emision de ordenes de pago
- Anticipos a proveedores
- Cuenta corriente general y por proveedor
- Anticipos a proveedores
- Cuenta corriente general y por proveedor

Mutual:

Destinado especialmente a las asociaciones conformadas en mutualidades, permite la gestion de las funciones especiales de este tipo de organizacion. Estas son:
Cajas de ahorro mutual:

1. Apertura y cierre de cuentas, tipos de cuentas, firmas autorizadas, intereses a cobrar
2. Extractos
3. Generacion de intereses
4. Extracciones y depositos
5. Transferencias entre cuentas
6. Transferencias a bancos

Prestamos:

1. Alta de prestamos, aprobacion, anulacion, cancelacion anticipada
2. Liquidacion de cuotas
3. Reajuste de intereses

Cementerios o panteones:

• Plano de ubicacion de las tumbas
• Ocupantes
• Responsables de los servicios

Salida de información:

El SAS -Sistema de Administración de Socios y Servicios - tiene una gran capacidad de extracción de información, filtrada y ordenada segun las necesidades en la forma de reportes.
Predefinidos, consultas libres, exportación de datos y diseño de reportes específicos a cargo del usuario.
Existen una cantidad de reportes predefinidos que serian los de uso comun en una instalación estándar. Además de ello, un usuario calificado podra definir nuevos listados empleando el generador de reportes de uso común en el VisualFox.

SASWEB

             SAS-Sistema de Administracion de Socios y Servicios con la finalidad de prestar las mejores prestaciones en cuanto a la Atencion al Socio se refiere ha desarrollado este modulo para permitir a los socios o clientes la consulta de sus cuentas corrientes a traves de la pagina web de la Institucion.

Este modulo - el SASWeb -, permite ademas si esta instalado el modulo Mutual, acceder a la misma informacion de las cuentas de ahorro mutual y/o prestamos, con identica finalidad de dar un mejor servicio de Atencion al Socio.

             Su implementacion es relativamente simple, ya que brindamos el sitio completo, pudiendose poner un logo adelante y un texto al final de la pagina. Si la institucion ya tiene su propio sito en Internet puede agregarse una pagina con un marco (frame), donde en un rectangulo de esa pagina se incluye el SASWeb, es decir la Institucion pone su pagina y deja un lugar para que se mueva la SASWeb con lo que queda dentro del sitio institucional, empleando el mismo entorno que posee. Puede ademas personalizar los colores y fuentes a fin de utilizar los en uso en cada Institucion.

Los socios podran acceder a estas consultas luego de solicitar ser agregados al servicio y mediante una palabra clave (password) que asegura la reserva adecuada de su informacion.

Con esta nueva opcion se acerca al socio a la consulta mas frecuente sin necesidad de su obligatoria presencia en una Sede o Delegacion de la entidad.

Los requerimientos tecnicos para la instalacion del WebSAS son un servidor web  - IIS de Microsoft o Apache - en plataforma Windows unicamente, donde ademas se debe instalar el driver Microsoft Visual FoxPro ODBC.

El  SASWeb debe ser instalado en el mismo servidor que la base de datos de la aplicacion ya que utiliza la base de datos del sistema mientras el sitio institucional puede estar instalado en cualquier otro servidor.

Ese servidor se debe tener conexion a Internet y alguna forma para acceder al mismo (es decir un dominio o subdominio, por ejemplo www.[suclub].com.ar o www.socios.[suclub].com.ar)

CAPACIDADES

El SAS -Sistema de Administración de Socios y Servicios - tiene al momento una posibilidad de crecimiento practicamente ilimitada restringida únicamente por la capacidad de almacenamiento del hardware que lo soporte. Para agilizar las operaciones y evitar un tiempo de demora innecesario que haga incómodo al usuario su operación, tiene la posibilidad de archivar datos “viejos” – por ejemplo movimientos de cuenta corriente con mas de un año de antiguedad – pero que sin embargo pueden ser consultados en línea y dentro del propio sistema. De esta forma la base de datos operativa es mas ligera y su proceso es mas veloz.
Para el manejo de errores, el SAS tiene dos posibilidades concretas.
La primera, cuando el error puede ser recuperado por el usuario, un cuadro de dialogo solicita la información faltante o informa la erronea. Cuando el error sea irrecuperable – tal como error en el codigo del programa o daño irreversible en la base de datos o alguna de sus tablas – un codigo de error fatal se informa al usuario y permite la emisión y remisión de un email en forma directa al soporte técnico. Ese mensaje contiene los datos necesarios para facilitar su resolución y permite ademas agregar cualquier tipo de comentario al usuario.
Como dato ilustrativo podemos mencionar las dos instituciones sociales y deportivas mas representativas que lo cuentan como su herramienta de gestión, en el área de las mutuales y clubes náuticos el Centro Naval lo emplea tanto en su sede central como en sus cinco delegaciones sociales, deportivas y náuticas y el Club Estudiantes de La Plata, con la gestion de los estadios el historico de la calle 1 y el Estadio Ciudad de La Plata procesando ademas la informacion de la gestion de registro y cobranza de la Escuela primaria y secundaria de la institución que funciona en la ciudad de City Bell.
Ambas instituciones cuentan con más de 25.000 socios.

ESTRUCTURA

El SAS esta estructurado de forma tal permite configurarse segun las caracteristicas propias de cada Institucion deportiva.